SISTEM AKUNTANSI UTANG

 SISTEM AKUNTANSI UTANG

DISUSUN OLEH :
  
 HALIMA YANTI SIREGAR
1113093381

       
JURUSAN     : D3-AKUNTANSI KOMPUTER
      
DOSEN     : ASTON . L . SITUMORANG, SE,M.Si

SISTEM AKUNTANSI UTANG

A.    DESKRIPSI KEGIATAN
    Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian.
Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman atau barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok, sehingga digunakan sistem retur pembelian yang digunakan oleh perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
   
B.    FUNGSI YANG TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam pencatatan utang adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Pembelian
      Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung  jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.

2. Fungsi Gudang
      Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

3. Fungsi Pengiriman
      Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
   
4. Fungsi Akuntansi
    Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat :
a.    Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
b.    Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan.
c.    Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.


C.    INFORMASI YANG DIPERLUKAN MANAJEMEN
Informasi yang umumnya diperlukan manajemen adalah :

A.    Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).
B.    Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
C.    Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
D.    Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
E.    Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
F.    Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

D.    DOKUMEN YANG DIGUNAKAN   
    Adapun yang menjadi dokumen yang digunakan dalam akuntansi utang adalah sebagai berikut:
   
A. Memo Debit
      Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utama karena transaksi retur pembelian.
   
B. Laporan Pengiriman Barang
      Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
   
E.    CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi utang adalah  sebagai berikut:
       
A. Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum
        Jurnal Retur Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi tersebut.
   
B. Kartu Persediaan
      Dalam sistem retur pembelian, kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
   
C. Kartu Utang
      Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat penegembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur.
       
Pencatatan utang dapat dilakukan dengan 2 macam prosedur :

A. Account Payable Procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. Kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau           tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:
1. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
2. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian.
3. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.


Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan    pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.
   
B. Voucher Payable Procedure
   
Dokumen yang digunakan dalam dalam voucher payable procedure :
      Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau voucher check). Formulir ini mempunyai 3 fungsi yaitu :
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice).
3.sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi :
1. One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
  a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).
          Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari      pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.

  b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis).
           Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).

2. Build-Up Voucher Procedures.
      Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)


F.    JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM
Jaringan Prosedur yang membentuk sistem diantaranya yaitu:

A. Prosedur perintah retur pembelian
      Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam system akuntansi pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.

B. Prosedur pengiriman barang ke pemasok
      Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.
   
C. Prosedur pencatatan utang
      Pencatatan utang dijalankan oleh fungsi akuntansi yang berperan untuk memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.
   
G.    UNSUR PENGENDALIAN INTERN
Unsur pokok pengendalian intern terdiri dari :

A. Organisasi

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.

2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
     Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu unit organisasi. Dalam sistem retur pembelian harus dirancang unsur sistem pengendalian intern.
   
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
    Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya surat order pembelian oleh fungsi pembelian. Jika barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian, terjadilah retur pembelian. Transaksi retur pembelian harus diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan cara membubuhkan tandatangan pada memo debit.

2. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
    Transaksi retur pembelian dimulai dengan diterbitkannya memo debit oleh fungsi pembelian dan dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan pengiriman barang sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang telah dibeli kepada pemasok yang bersangkutan. Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi oleh fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen pendukung yang sahih dalam pencatatan berkurangnya utang dan persediaan barang.

3. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
    Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam catatan akuntansi dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam sistem retur pembelian, pencatatan mutasi utang dan persediaan harus didasarkan pada dokumen sumber memo debit.
   
4. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
    Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilaksanakan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan laporan pengiriman barang dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau pencatatan memo debit kedalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat utang dengan cara membubuhkan tandatangan dan tanggal pencatatan kedalam dokumen sumber (bukti memo atau faktur dari pemasok). Pencatatan memo debit kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal dengan cara membubuhkan tandatangan pada dokumen tersebut.
   
C. Praktik yang sehat

1. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya  dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
   
2. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.

3. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

H.    BAGAN ALIR DOKUMEN

Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir terdiri dari : Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi, departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam departemen tersebut.
   





PENUTUP

KESIMPULAN
    Adapun kesimpulan mengenai Sistem Akuntansi Utang, yaitu :   
1.    sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan distribusi pembelian berupa pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.
2.    dokumen sumber untuk pencatatan utang karena adanya pengembalian barang adalah memo debit dan laporan pengiriman barang.
3.    metode pencatatan utang dilakukan dengan metode account payable procedure dan voucher payable.
4.    catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas.
   
SARAN
    Adapun saran mengenai Sistem Akuntansi Utang , yaitu :
1.    Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam SOP atau barang mengalami kerusakan dalam pengiriman maka perusaahaan harus menggunakan sistem retur pembelian untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
2.    Jika barang yang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok maka sistem retur pembelian yang akan digunakan dalam perusahaan, atau menggunakan kesepakatan bersama antara pemasok, perusahaan, dan pembeli.